eerste keer bedrijfsverhuizing organiseren zakelijke verhuizing uts van hoek verhuisbedrijf groningen

Je allereerste bedrijfsverhuizing?

De eerste keer dat je een bedrijfsverhuizing meemaakt (laat staan: organiseert) kan het een behoorlijk stressvolle gebeurtenis zijn. Je wilt alles van tevoren weten en regelen opdat de zakelijke verhuizing vlekkeloos verloopt. Maar je weet nooit tegen welke problemen jij of een collega aan zal lopen. De directie laat het regelen van de verhuizing aan de facility manager over. Die moet dus kalm blijven en het overzicht behouden.

De eerste keer verhuizen

Een goed begin is het halve werk, dat geldt zeker als dit de eerste keer is dat je een zakelijke verhuizing organiseert. Het allerbelangrijkste is dat je zo veel mogelijk (ruim) van tevoren regelt. Naarmate de grote dag dichterbij komt, zal er steeds meer op je pad komen en de worst-case scenarios zullen wellicht zelfs ’s nachts nog door je hoofd spoken. Met de volgende vijf tips ben je in ieder geval verzekerd van een goede start.

1. Verhuis alleen wat je echt nodig hebt

Iets weggooien is niet gemakkelijk. Toch is het noodzakelijk om voor de verhuizing opnieuw te overwegen of je bepaalde voorwerpen wel echt nodig hebt op de nieuwe locatie. Dit geldt voor jou als coördinator, maar ook voor iedere medewerker individueel. Zorg daarom dat er genoeg verhuisdozen zijn: niet alleen voor de verhuizing maar ook om spullen te doneren, bijvoorbeeld.

2. Begin maanden van tevoren

Hoe meer tijd je jezelf en je medewerkers geeft ter voorbereiding op de bedrijfsverhuizing, des te beter kun je rekening houden met alle mogelijke scenario’s en details. Begin daarom maanden van tevoren met plannen, of misschien zelfs een jaar – afhankelijk van de grootte van de verhuizing. Zo heeft iedereen genoeg tijd om zich voor te bereiden en bovendien kun je de tijd gebruiken om verhuizers te vergelijken.

3. Maak de nieuwe locatie alvast gereed

Na de verhuizing heeft iedereen tijd nodig om te acclimatiseren. Om dat proces vlot te laten verlopen, moet je alvast zo veel mogelijk gereedmaken op de nieuwe locatie. Schoonmaak, water, elektriciteit, verwarming, internet, werkplekken: alles wat absoluut noodzakelijk is om te kunnen werken. Dat maakt de verhuizing voor iedereen een stuk aangenamer.

4. Licht je medewerkers in

Voor jou is de bedrijfsverhuizing een hele klus, maar doordat je er zo nauw bij betrokken bent, zul je er heel rationeel naar kijken. Je medewerkers zullen veel emotioneler reageren. Sommigen werken immers misschien al twintig jaar op dezelfde locatie. Bereid ze dan ook goed voor op de verhuizing, door in presentaties aan te geven wat je voor en tijdens de zakelijke verhuizing van hen verwacht en alvast te laten zien hoe de nieuwe locatie eruit ziet.

5. Zorg voor voldoende hulp

Schakel je een verhuisbedrijf in, dan zit je wat hulp betreft hoogstwaarschijnlijk goed. Ga je alles zelf regelen? Zorg dan dat zo veel mogelijk medewerkers mee kunnen helpen met de zakelijke verhuizing. Zijn er vrachtwagenchauffeurs in het bedrijf? Kennen enkele medewerkers mensen die een vrachtwagen kunnen besturen? Wie heeft veel ervaring met verhuizen? Het zijn allemaal vragen die je aan medewerkers moet stellen om te beslissen wie je leiding laat geven. Je kunt het immers niet allemaal alleen. Het inhuren van verhuizers is daarom de beste keuze.

Iedere eerste keer is moeilijk

De eerste keer zakelijk verhuizen is zonder twijfel de lastigste. Daarom kun je, als je toch verhuizers inhuurt, er ook voor kiezen om meteen de complete verhuizing aan een verhuisbedrijf over te laten. Op die manier laat je de taak van verhuiscoördinator aan iemand over die daarin gespecialiseerd is – iemand voor wie het niet de eerste keer is.


Meer weten over zakelijke verhuizingen? Lees dan ons gratis whitepaper!

De zakelijke verhuizing goed geregeld eerste keer organiseren bedrijfsverhuizing zakelijke verhuizing

Download whitepaper